Turinys

• Žingsniai
• Bendruomenės klausimai ir atsakymai
• Patarimai

Jei jūsų „IBM Notes“ el. Laiške trūksta vietos, bet nesate pasirengę ištrinti el. Laiškų, apsvarstykite galimybę juos archyvuoti. Archyvuoti el. Laiškus reiškia pranešimų kopijavimą į kitą kompiuterio vietą. Sužinokite, kaip archyvuoti „IBM Notes“, kad jūsų paskyroje būtų laisvos vietos išsaugant originalius el. Laiškus. Tai taip pat padeda jūsų kompiuteriui ir programinei įrangai veikti maksimaliai efektyviai.

Žingsniai

1. 

   Apribokite savo pašto failo dydį. Pašto failo dydis turi būti mažesnis nei 500 MB. (Kai kurioms organizacijoms gali reikėti griežtesnių apribojimų, pvz., 200 MB.)
   • Patikrinkite savo duomenų dydį eidami į Failas, Duomenų bazė, Ypatybės. „Lotus 8“ eikite į File, Applications, Properties.
   • Spustelėkite „i“ skirtuką. Skaičius po „Disk Space“ rodo, kiek duomenų šiuo metu turite „IBM Notes“.

2. 

   
   
   Sužinokite iš anksto nustatytus organizacijos nustatymus. Jei „IBM Notes“ naudojate mokyklai ar darbui, gali būti, kad jau yra archyvo nustatymai. Tai padeda organizacijoms kontroliuoti el. Laiškų kiekį vienam vartotojui, taip pat bendrą kompiuterių našumą organizacijoje. Jei archyvo nustatymai jau nustatyti, pasitarkite su savo techninių sistemų darbuotojais ir sužinokite, ar juos galima pakeisti.

3. 

   
   
   Nustatykite norimus archyvo nustatymus. Galite archyvuoti visus „IBM Notes“ el. Laiškus arba pasirinkti konkrečius. Taip pat turėsite nuspręsti, kaip dažnai norite, kad „IBM Notes“ būtų archyvuojami.
   • Atidarykite atitinkamą programą („Mail“).
   • Eikite į Veiksmai, Archyvas, Nustatymai.
   • Eikite į skirtuką Kriterijai ir įsitikinkite, kad pasirinktas „Numatytasis paskutinį kartą modifikuotas“.
   • Norėdami išsaugoti pakeitimus, spustelėkite „Gerai“.
   • Įsitikinkite, kad kriterijai yra įjungti.

4. 

   
   
   Suplanuokite automatinius archyvus. Suplanavę automatinius archyvus, galėsite reguliariai ir nuosekliai archyvuoti. Tai taip pat taupo jūsų laiką.
   • Atidarykite atitinkamą programą („Mail“).
   • Eikite į Veiksmai, Archyvas, Nustatymai.
   • Eikite į skirtuką Tvarkaraštis. Įsitikinkite, kad pasirinkta „Suplanuoti archyvavimą“.
   • Pasirinkite tinkamą laiką ir dieną, kada norite, kad kompiuteris archyvuotų jūsų failus.

5. 

   Rankiniu būdu archyvuoti „IBM Notes“. Net suplanavę automatinį archyvavimą, vis tiek galite bet kada archyvuoti rankiniu būdu.
   • Atidarykite atitinkamą programą („Mail“).
   • Atidarykite paštą ar aplanką, kurį norite archyvuoti.
   • Eikite į Veiksmai, Archyvas, Archyvas dabar.
   • Spustelėkite Taip, kad archyvuotumėte pagal iš anksto nustatytus nustatymus.

6. 

   Archyvuokite naudodami vilkite ir upuść metodą. Tai tiesiog dar vienas būdas rankiniu būdu archyvuoti „IBM Notes“.
   • Atidarykite atitinkamą programą („Mail“).
   • Atidarykite paštą ar aplanką, kurį norite archyvuoti.
   • Pasirinkite atitinkamą (-us) pranešimą (-us).
   • Nuvilkite pranešimą (-us) į reikiamą archyvą naršymo srityje.

7. 

   Peržiūrėkite archyvuotus pranešimus. Nors archyvavote el. Laišką, vis tiek gali tekti kartkartėmis prieiti prie jo. Archyvo failas imituos aplankus, kuriuos nustatėte „IBM Notes“ paskyroje. Viskas liks organizuota taip, kaip jūs suprojektavote.
   • Atidarykite atitinkamą programą („Mail“).
   • Naršymo srityje spustelėkite Archyvas.
   • Pasirinkite atitinkamą archyvą (t. Y. „Default for Last Modified“).

Bendruomenės klausimai ir atsakymai

Patarimai

• Kurkite atsargines svarbių el. Laiškų kopijas. Jei „IBM Notes“ turite svarbių el. Laiškų, būtinai nukopijuokite juos į kitą vietą, pvz., Kompaktinį diską ar DVD diską. Tai suteikia jums papildomą kopiją, jei kažkas nutiks serveriui ar jūsų asmeniniame kompiuteryje saugomai kopijai.
• Ištrinkite senus ir nereikalingus pranešimus, ypač jei juose yra priedų. Tai taip pat padės sumažinti duomenų dydį ir pagerinti kompiuterio našumą.