Turinys

• Žingsniai
• Patarimai

Dokumentų padavimas dažnai yra būtina užduotis darbe ir namuose. Jei ilgą laiką nustosite tvarkyti dokumentus, galite sukaupti didelę popieriaus krūvą, kurios tvarkymas užtruks kelias valandas ar net dienas. Norėdami tvarkyti dokumentus, rūšiuokite kasdien gaunamus dokumentus. Tada sukurkite jums tinkamą registravimo sistemą. Norėdami rūšiuoti dokumentus, naudokite savo sistemą, kad galėtumėte lengvai pasiekti svarbius dokumentus, kai tik jų prireiks!

Žingsniai

1 metodas iš 3: kasdienio popieriaus srauto sprendimas

1. 

   
   

   

   
   
   
   

   

   Christel Ferguson
   Profesionalus organizatorius

   Metų pabaigoje peržiūrėkite savo dokumentus ir pamatykite, ką turite saugoti. Perdirbkite viską, kas nebereikalinga, ir archyvuokite svarbiausius dokumentus, kad galėtumėte juos naudoti ateityje. Tokiu būdu neužbaigsite metų ir metų dokumentų. Taip pat galite kuo labiau sumažinti savo dokumentus, kai baigsis popierius, kai viską darote internete.

2 metodas iš 3: Padavimo sistemos pasirinkimas

1. 

   Sukurkite mėnesio ir dienos rinkmenas, jei turite daug tvarkomų užduočių. Tai vadinama „Tickler“ registravimo sistema ir yra puikus būdas stebėti, ką reikia daryti kiekvieną dieną. Kiekvienam mėnesiui atskirkite failų aplanką ir kiekvienos mėnesio dienos aplanką. Tada į tuos aplankus įdėkite elementus. Archyvuokite elementus pagal datas, kurias turite su jais dirbti.
   • Pvz., Jei sąskaitą faktūrą reikia apmokėti rugsėjo 23 d., Įveskite sąskaitą tos dienos aplanke.

2. 

   
   
   Archyvuokite aplankus abėcėlės tvarka, kad svarbūs dokumentai būtų arti. Archyvavimas abėcėlės tvarka yra naudingas ieškant asmenų, įmonių ar atskirų subjektų archyvų. Tai gali būti idealu, jei turite daug klientų ir norite išsaugoti kiekvieno failą arba norite paprasto namų failų tvarkymo būdo.
   • Žmonių vardus uždėkite prieš failų etiketes, pvz., „Susana, Alves“ ar „Davi, Marques“.
   • Pildydami įmonių pavadinimus nepaisykite tokių straipsnių kaip „O“, „A“, „Um“ ir „Uma“. Pvz., Jei turite klientą, kurio įmonė vadinama „A Deusa do Bolo“, paduokite „Deusa“ pagal „D“ ir paduodami nepaisykite „A“.

3. 

   
   
   Trumpalaikiams archyvams pasirinkite skaitmeninę bylų tvarkymo sistemą. Jei turite trumpalaikį projektą, apie kurį norite vesti apskaitą, geriausiai gali veikti skaitmeninė registravimo sistema. Tai yra tada, kai kiekvienam dokumentui priskiriate numerį ir paduodate juos pagal tą numerį. Tačiau nepamirškite, kad taip pat turėsite sekti, kuris dokumentas kurį numerį atitinka, pavyzdžiui, naudodami skaičiuoklę.
   • Pvz., Visus daiktus, gautus per kovo 14-osios savaitę, galite įdėti į failų aplanko numerį 1, visus kovo 21-osios elementus į failą, pažymėtą numeriu 2 ir pan.
   • Kita galimybė yra pažymėti failus pagal datą ir tvarkyti juos chronologiškai. Pavyzdžiui, daiktai, gauti 2020 m. Gegužės 2 d., Gali būti saugomi byloje, nurodytoje kaip 2020 m.

4. 

   Spalvokite savo failus, kad rastumėte elementus greitai ir lengvai. Paskirkite kiekvienos failų kategorijos spalvą. Tai padės greitai rasti failų kategoriją.
   • Pavyzdžiui, naudokite raudoną medicinos išlaidoms, mėlyną - mokesčiams ir žalią - draudimui.
   • Norėdami koduoti skaitinius ar abėcėlės failus su spalvų kodu, priskirkite spalvą skaitiniam ar abėcėlės diapazonui, pvz., Tvarkykite failus nuo 1 iki 25 arba nuo A iki G kaip žali, nuo 25 iki 50 arba nuo H iki M kaip violetiniai ir 50 iki 75 arba nuo N iki R geltonos spalvos.

5. 

   Į failų aplanką įtraukite papildomą susijusią informaciją. Pridėjus papildomos informacijos, apibūdinančio failo turinį, ar bet kokiems būtiniems veiksmams, taip pat bus galima efektyviau atlikti failų sistemą. Norėdami tai padaryti, galite pridėti vieną ar daugiau iš šių elementų:
   • Bylos numeris arba pavadinimas;
   • Failo pavadinimas;
   • Failo atidarymo ir uždarymo data;
   • Skyriaus ar komandos pavadinimas;
   • Kompiuterio registracijos numeris;
   • Šalinimo data ir būdas.

3 metodas iš 3: dokumentų tvarkymas bylose

1. 

   Įdėkite naujausią dokumentą ant failo viršaus. Norėdami tai padaryti, naudokite dokumento datą. Paruošę archyvuoti dokumentus ir parengę bylų sistemą, galite pradėti dėti daiktus į archyvus. Visada laikykite naujausius kiekvieno failo dokumentus viršuje, kad juos būtų lengva pasiekti.
   • Pvz., Jei turite turto draudimo bylą, geriausia naujausią mokamo turto draudimo įrašą įdėti bylos viršuje.

2. 

   Priedus su dokumentais, su kuriais jie susiję, saugokite. Jei turite svarbių kvitų ar kitų dokumentų, kuriuos reikia laikyti prie kito dokumento, laikykite juos toje pačioje byloje. Jūs netgi galite susegti arba pritvirtinti spaustukus prie dokumento galo.
   • Pvz., Jei turite mokėjimo kvitą už elektrinę sąskaitą, pritvirtinkite jį prie sąskaitos galo, jei jums to kada prireiks.

3. 

   Dėkite didelius dokumentus į atskirus vokus. Šiuos vokus galite archyvuoti už failų, su kuriais jie yra susiję. Ant voko priekinės pusės taip pat pateikite turinio aprašymą. Tai padės pašalinti failų netvarką ir pagerins jūsų registravimo sistemos efektyvumą.
   • Pavyzdžiui, jei turite projekto, kuriame dirbate, brėžinius, galite juos įdėti į didelį voką.

4. 

   Archyvuokite dokumento originalą ir išmeskite kopijas. Archyvų nesikopijavimas padės išvengti painiavos, kai ieškote elemento savo failuose. Jei radote dublikatus, išmeskite juos ir archyvuokite tik originalų dokumentą.
   • Jei nesate tikri, kuris dokumentas yra originalas, gali tekti archyvuoti abu elementus, kad įsitikintumėte, jog turite originalą. Tačiau stenkitės to nedaryti per dažnai, nes jūsų failai greitai padidės!

Patarimai

• Jei nesate tikri, ar archyvuoti, ar perdirbti daiktą, laikykite jį 30 dienų, tada įvertinkite iš naujo.
• Nereikalingų dokumentų nuskaitymas yra dar vienas geras būdas išvalyti popieriaus netvarką, jei reikia, laikant informaciją skaitmeniniame dokumente.