Turinys

• Žingsniai

Jei keliaujate kartu su šeima arba vykstate į savo verslą kitu adresu, gali būti naudinga parašyti oficialų laišką, kuriame visi jūsų kontaktai būtų informuoti apie naują vietą. Reikėtų išlaikyti specialų formatą įmonių perkėlimui arba bendravimui su profesionaliais kontaktais. Draugų ir šeimos atveju vietoj oficialaus laiško galite siųsti ranka rašytą atviruką.

Žingsniai

1 dalis iš 3: Laiško formatavimas

1. 

   Ieškokite verslo laiško šablono. Jei rašote raidę savo kompiuteryje, ieškokite šablonų jūsų naudojamoje teksto apdorojimo programoje. Daugumoje jų yra keli modeliai.
   • Naudokite pagrindinį verslo laiško šabloną, kuriame yra tarpai datai, jūsų ir gavėjo adresams.
   • Jei turite asmeninį ar komercinį firminį blanką, kurį ketinate naudoti laiškui atspausdinti, patikrinkite, ar pasirinktame šablone yra vietos blankams laikyti.

2. 

   
   
   Sudarykite adresų sąrašą. Lengviausias dalykas, ypač jei laišką siunčiate ilgam žmonių sąrašui, yra sudaryti pašto sąrašą į skaičiuoklę. Tada galite naudoti programos „tiesioginio pašto“ funkciją, kad užpildytumėte laiško šablono laukus.
   • Sąraše turi būti gavėjo vardas ir pavardė, taip pat išsami adreso informacija ir kita šablone reikalaujama informacija.
   • Atidžiai peržiūrėkite sąrašą ir įsitikinkite, kad nepadarėte klaidų įvesdami kieno nors vardą ar adresą.

3. 

   
   
   Surinkite adresų knygas. Į tradicinį komercinių laiškų formatą įeina jūsų vardo arba įmonės pavadinimo ir adreso blokas, be gavėjo vardo ir adreso. Naudokite dabartinį adresą, o ne tą, kuriuo keliatės.
   • Jei naudojate tiesioginio pašto funkciją, vadovaukitės teksto apdorojimo programos pateikiamomis formatavimo gairėmis. Tai paprastai reiškia pridėti stulpelio, iš kurio programa turėtų išgauti duomenis iš skaičiuoklės, pavadinimą, pvz., "".

4. 

   
   
   Parašykite atidarymą. Laiško šablone paprastai yra dvigubas tarpas po paskutinės adresų knygos paskutinės eilutės, o po jo atidarymas. Tai gali būti tik asmens vardas, po kurio rašomas kablelis arba „Mielasis“, po kurio nurodomas asmens vardas ir kablelis.
   • Venkite naudoti „Brangu“, jei dalis gavėjų yra organizacijos, kitos įmonės ar vyriausybinės agentūros, nes tokio tipo atidarymas naudojamas tik žmonėms.

5. 

   Užbaikite uždarymą. Kai raidė formatuojama, geriausia pirmiausia ją uždaryti ir tada parašyti teksto turinį. Pabaigoje vartojamas žodis priklausys nuo jūsų santykių su gavėjais.
   • Jei rašote norėdami pranešti apie savo įmonės adreso pasikeitimą, pasirinkite oficialesnį uždarymą, pvz., „Pagarbiai“. Bet jei yra asmeninių ir verslo kontaktų, galite naudoti šiek tiek mažiau oficialų dalyką, pvz., „Ačiū“.

2 dalis iš 3: Laiško parengimas

1. 

   Paruoškite paprastą įvadą. Laišką pradėkite sakiniu, kuriame gavėjui nurodoma teksto paskirtis. Tai neturi būti ilga; pakaks vieno sakinio, kuriame sakoma: „Šio laiško tikslas yra informuoti jus, kad mano adresas netrukus pasikeis“.
   • Nepersistenkite su įvado dydžiu. Laiškas turi būti mažesnis nei vienas puslapis, todėl trumpas ir aiškus.

2. 

   Nurodykite pakeitimo pradžios datą. Kartu su įžanga turite pranešti gavėjams, kada tiksliai jie turėtų pradėti naudoti naują, o ne seną adresą.
   • Skirkite jiems pakankamai laiko laiškui gauti, atnaujinkite turimus įrašus ir išsiųskite reikiamą korespondenciją teisingu adresu.

3. 

   Įveskite naują adresą. Nurodykite gavėjams naują adresą, kurį jie turėtų naudoti ateityje bendraujant su jumis. Geriausia ją formatuoti taip, kaip turėtų būti dedama į voką, kad jiems būtų lengviau komentuoti ir kopijuoti.
   • Taip pat galite įtraukti seną adresą, sakydami, pavyzdžiui, kad jūsų adresas iš tokio pasikeitė į tokį. Tačiau nepamirškite, kad tai gali būti painu, ypač jei laišką siunčiate daugeliui verslo ar valdžios atstovų, nes darbuotojas gali klaidingai nukopijuoti neteisingą informaciją.
   • Taip pat gerai informuoti gavėjus, kad kita kontaktinė informacija išliks ta pati, o tai yra dar svarbiau, jei jiems reikia kalbėti su jumis perėjimo metu.

4. 

   Įtraukite kitą susijusią informaciją. Priklausomai nuo aplinkybių, jūsų gavėjams gali prireikti daugiau informacijos, pavyzdžiui, ar kiti taip pat persikels kartu su jumis, ar jūsų įmonė toliau veiks perkraustymo metu.
   • Pavyzdžiui, jei perkėlimo metu įmonė ketina trumpam užsidaryti, turėsite informuoti gavėjus, kad jie galėtų planuoti, nesvarbu, ar jie klientai, tiekėjai ar kiti.
   • Jei ketinate susitarti prieš perkėlimą, laiškas yra geras būdas pranešti apie tai gavėjams.

5. 

   Ačiū gavėjams. Norėdami uždaryti laišką, po paskutinės pastraipos padėkite jį du kartus ir parašykite paprastą padėkos sakinį tiems, kurie jį skaito. Jei gavėjas yra verslo partneris, taip pat galite pasakyti, kiek jums rūpi jo darbas.
   • Pvz., Jei įmonė persikelia į kitą vietą, galite parašyti: "Dėkojame už dėmesį. Mes labai vertiname jūsų įmonei suteiktą vertę ir tikimės toliau bendradarbiauti su jumis".

6. 

   Pateikite kontakto formą. Padėkoję gavėjui galite pateikti telefono numerį arba el. Pašto adresą, kurį jie galės naudoti, jei kils klausimų ar rūpesčių.
   • Tai padaryti dar svarbiau, jei keičiasi jūsų įmonė. Visus klausimus apie perkėlimą galite nukreipti į asmeninį telefoną arba konkretų el. Pašto adresą.

7. 

   Paruoškite kelias korteles. Gali būti, kad turite daugiau nei vieną laišką, ypač jei perkeliate savo įmonę. Taigi galite parašyti konkretų tekstą klientams ar vartotojams, kitą verslo partneriams ir dar vieną tiekėjams.
   • Padarykite keletą raidžių, jei norite įtraukti aktualią informaciją, kuri tarnauja tik auditorijai. Tokiu būdu niekas negaus daugiau informacijos, nei reikia.

3 dalis iš 3: Laiško siuntimas

1. 

   Atidžiai peržiūrėkite tekstą. Prieš baigdami laišką patikrinkite, ar nėra klaidų, rašybos ar kitų klaidų, dėl kurių tekstas tampa per daug neformalus arba sunkiai įskaitomas.
   • Daugiausia patikrinkite adresą, ar jis teisingas. Blogiausia būtų išsiųsti laišką, kuriame būtų pranešta apie pasikeitusį adresą, kuriame nurodytas neteisingas adresas.

2. 

   Patikrinkite, ar visa gavėjo informacija teisinga. Tiesioginio pašto funkcija, skirta siųsti masinius laiškus, gali sutaupyti daug laiko, tačiau taip pat gali padaryti klaidų, kai duomenys perduodami į laiškus.
   • Patikrinkite visus laukus ir pažiūrėkite, ar visi jie priklauso tam pačiam gavėjui. Pavyzdžiui, gavėjo vardas ir adresas adreso laukelyje turi sutapti su laiško angoje esančiu vardu.

3. 

   Atspausdinkite ir pasirašykite raides. Kai tenkinsitės jų formatavimu ir korektūra, atspausdinkite juos ant geros kokybės popieriaus ir pasirašykite mėlyna arba balta rašikliu. Dabar jie bus paruošti siųsti.

4. 

   Laiškus siųskite iš anksto. Dažniausiai turite užtikrinti, kad gavėjai laiškus gautų likus dviem ar keturioms savaitėms iki pakeitimo datos.
   • Jei turite tarptautinių kontaktų, geriausia siųsti prieš du ar tris mėnesius, kad liktų laiko laiškui atvykti.