Turinys

• Žingsniai
• Patarimai
• Įspėjimai

Jūs ką tik buvote išrinktas arba paskirtas komiteto, kuriam priklausote, sekretoriumi. Sveikiname! Ar mokate įrašyti, paruošti ir pateikti protokolus? Nesvarbu, ar laikotės įstatymų leidybos Biblijos Atnaujintos Roberto užsakymo taisyklės ar rašant minutes mažiau formaliomis aplinkybėmis, čia yra svarbūs metodai, kurių reikia laikytis.

Žingsniai

1 dalis iš 4: Išankstinis paruošimas

1. 

   Žinokite savo organizacijos susitikimų taisykles. Jei sekretorius turėtų sudaryti oficialius protokolus, paklauskite, ar grupė laikosi Roberto tvarkos taisyklių ar kokio kito oficialaus vadovo. Neformalesnėse aplinkybėse paklauskite, kas turėtų būti įtraukta į protokolą arba kaip jie bus naudojami.
   • Jums nereikia susipažinti su visomis atnaujintomis tvarkos taisyklėmis, tačiau jų kopija ar pasiskolinimas gali būti naudingi atsakant į konkrečius klausimus.
   • Žinokite ir savo vaidmenį. Kai kurios protokolo sekretorės nedalyvauja posėdyje, o kitos protokoluoja ir prisideda prie diskusijos. Nesvarbu, kokia byla būtų, sekretorius neturėtų būti kitas svarbų vaidmenį atliekantis asmuo, pavyzdžiui, tarpininkas ar prezidentas.

2. 

   
   
   Pirmiausia paruoškite modelį. Kiekvieno susitikimo protokole pakartojama tam tikra informacija, todėl šablonas sukurs nuoseklų formatą, kad būtų lengviau jį rasti. Bent jau palikite vietos šiai informacijai:
   • Organizacijos pavadinimas.
   • Posėdžio tipas: ar tai reguliarus, savaitinis ar metinis posėdis, nedidelio komiteto posėdis ar specialios paskirties posėdis?
   • Data, laikas ir vieta. Palikite vietos pradžios ir pabaigos laikams (planuoti ir atidėti).
   • Posėdžio pirmininko ar vadovo ir sekretoriaus (ar pavaduotojų) vardas, pavardė.
   • „Dovanų“ ir „nėra“ sąrašas. Atkreipkite dėmesį, ar yra kvorumas (pakankamai žmonių balsuoti).
   • Vieta jūsų parašui. Kaip už protokolą atsakingas asmuo, jūs visada pasirašysite savo darbą, o patvirtinus protokolą gali prireikti papildomo parašo, atsižvelgiant į jūsų organizacijos politiką.
   • Darbotvarkė, jei tokia yra. Jei posėdžio pirmininkas ar vedėjas jūsų neprašė parengti darbotvarkės, jis turėtų turėti tokią, kuri padėtų organizuoti jūsų pastabas apie susitikimą.

3. 

   
   
   Pasiimkite su sąsiuviniu ar sąsiuviniu. Pasirinkite tai, kas jums patinka. Jei ketinate dažnai rašyti minutes, tam tikslui atidėkite užrašų knygelę arba sukurkite aplanką savo kompiuteryje.
   • Jei buvote susirinkę protokolą praėjusiame posėdyje ir jie dar nepateikti tvirtinti, pasiimkite juos taip pat su savimi.
   • Nors diktofonas gali padėti perrašyti minutes vėliau, jis nepakeičia užrašų. Jei ketinate įrašyti susitikimą, pažiūrėkite, ar visi susirinkusieji sutinka ir nepasiduokite pagundai perrašyti žodį į žodį.
   • Išmokus stenografijos, pagreitins užrašų procesą, tačiau nebūtina mokėti užrašyti kiekvieno žodžio, kad būtų sukurtos minutės. Tiesą sakant, turėtumėte vengti to daryti.
   • Jei susitikimo metu jūsų paprašoma viešai užsirašyti pastabas, naudokite projektorių ar pristatymo molbertą ir po to pasiimkite užrašus namo, jų neryškindami, kad galėtumėte juos naudoti įrašydami protokolą.

2 dalis iš 4: Užrašų apie susitikimą

1. 

   
   
   Išdalinkite dalyvių sąrašą. Kai visi dalyvaus, išdalinkite popieriaus lapą (ar daugiau, didesniems susitikimams), kuriame kiekvienas galėtų įrašyti savo vardą ir kontaktinę informaciją. Po susitikimo galite naudoti šį sąrašą, kad užpildytumėte savo modelio skiltį „Dovanos“, arba pridėkite patį sąrašą prie visų protokolų.
   • Jei nežinote daugelio susirinkusiųjų, nubraižykite vietų lentelę ir užpildykite ją, paprašydami kiekvieno prisistatyti. Padarykite tai patogu, kai darote užrašą, kad prireikus galėtumėte paskambinti žmonėms vardu, kaip bus aptarta toliau.

2. 

   Užpildykite kuo daugiau šablono. Kol laukiate susitikimo pradžios, užsirašykite organizacijos pavadinimą, susitikimo datą ir vietą bei tipą (pvz., Savaitinis, specialiojo komiteto posėdis ir kt.). Kai jis prasideda, įrašykite pradžios laiką.
   • Jei neturite šablono, įrašykite šią informaciją užrašų viršuje.
   • Jei susirinkimas buvo sušauktas specialiu tikslu arba ypatingu laiku, išsaugokite užrašą, kuris buvo išsiųstas pranešti nariams, ir, juos perrašę, pridėkite jį prie protokolo.

3. 

   Užrašykite pirmojo judesio rezultatą. Dauguma oficialių susitikimų prasidės siūlymu patvirtinti darbotvarkę, todėl šiame etape ši procedūra bus naudojama kaip pavyzdys. Jei susitikimas prasideda kitu judesiu, užsirašykite visą su juo susijusią informaciją:
   • Pasiūlymas paprastai išdėstomas pradedant „aš siūlau“. Paprastai „aš siūlau priimti šią darbotvarkę“.
   • Pasiūlymo teikėjo (pasiūlymą pateikusio asmens) vardas ir pavardė.
   • Balsavimo rezultatas. Jei jis teigiamas, parašykite „judėjimas priimtas“. Kitu atveju parašykite „pasiūlymas atmestas“.
   • Jei negalite jų tinkamai užrašyti, galite paprašyti išsiųsti ilgesnius pasiūlymus raštu. Jei ši problema yra dažna, paklauskite tarp susitikimų, ar šią politiką galima oficialiai patvirtinti dėl pasiūlymų, turinčių daugiau nei tam tikrą žodžių skaičių.
   • Jei parengėte darbotvarkę, galite būti šio pasiūlymo šalininkas ir protokolo sekretorius. Užregistruojant savo veiksmus nėra jokių problemų, jei lieki objektyvus.

4. 

   Užrašykite visus kitus susitikimo metu iškilusius pasiūlymus. Atidžiai klausykite visų diskusijų, tačiau, jei nenurodyta kitaip, jų nefiksuokite. Kai bus pateiktas naujas judesys, užsirašykite atitinkamą informaciją.
   • Atminkite, kad kiekviename pasiūlyme turi būti tikslūs jo žodžiai, pasiūlymo teikėjo vardas ir pavardė bei balsavimo rezultatas.
   • Kai kurie pasiūlymai turi būti palaikomi prieš pradedant balsuoti. Jei kas nors sako „Aš pritariu pasiūlymui“ ar panašiai, užsirašykite to asmens kaip šalininko vardą.
   • Jei nežinote šalininko vardo arba jums reikia pakartoti pasiūlymą, mandagiai pertraukite susitikimą ir paprašykite. Teisingai užrašyti informaciją yra pakankamai svarbu, kad būtų reikalinga nedidelė pertrauka.
   • Jei pasiūlymas gauna pataisą, tiesiog pakeiskite pasiūlymo žodžius savo užrašuose. Nebūtina pažymėti, kad pakeitimas buvo padarytas, nebent jis būtų prieštaringas ir nekeltų daug diskusijų.

5. 

   Klausykite pranešimų ir gaukite jų kopijas. Kai pranešimas, naujiena ar panašiai yra skaitomi garsiai, užsirašykite dokumento pavadinimą ir kas jį skaito, ar jį parengusį pakomitetį. Jei po skaitinio rodomas judesys, įrašykite jį kaip ir bet kurį kitą.
   • Susirinkimo pabaigoje praktiškiau gauti kopiją. Užrašykite, kad vėliau paprašytumėte skaitytojo ar susitikimo vadovo kopijos, ir pridėkite tą kopiją prie perrašyto protokolo.
   • Jei nėra kopijų, atkreipkite dėmesį, kur saugomas dokumento originalas. Po susitikimo gali tekti paprašyti šios informacijos.
   • Jei narys pateikia žodinį pranešimą, užuot skaitęs dokumentą, parašykite trumpą ir objektyvią ataskaitos santrauką, nedetalizuodamas ir necituodamas kalbėtoją pažodžiui.

6. 

   Įrašykite atliktus arba pažymėtus veiksmus. Tai apima paskutiniame susitikime paskirtų užduočių patikrinimą ir naujus veiksmus. Ar kas liko rašyti laiško? Užrašykite asmens vardą ir instrukcijas.
   • Priklausomai nuo susitikimo formalumo, daugelis šių veiksmų gali patekti į „judesių“ klasifikaciją. Mažiau oficialiuose susitikimuose gali tekti laikyti ausis ne taip aiškiai organizuotiems sprendimams.
   • Trumpai paminėkite sprendimo motyvus, jei jie yra pateikti.

7. 

   Įrašykite visus darbo tvarkos klausimus ir sprendimus. Kai tik prieštaraujama procedūrai, užrašykite visą prieštaravimą ir jo pagrindą, taip pat visą prezidento priimtą sprendimą.
   • Įtraukite visas nuorodas į Roberto tvarkos taisykles, organizacijos politiką ar įmonės protokolą.

8. 

   Užrašykite diskusijų santraukas tik tada, kai to paprašoma. Oficialiai protokole įrašoma, kas buvo padaryta, o ne kas buvo sakėTačiau vykdykite visus konkrečius prašymus, kuriuos jums pateikia organizacija.
   • Įrašinėdami diskusijas, būkite kuo objektyvesni. Įtraukite konkrečius punktus, o ne nuomones ir sumažinkite būdvardžių bei prieveiksmių vartojimą. Jūsų tikslas yra rašyti sausa, faktine ir varginančia forma!
   • Diskusijos santraukoje neduokite žmonėms vardų. Ypač svarbu to nedaryti karštose diskusijose, kurios gali jus įžeisti.

9. 

   Susiriškite galus susitikimo pabaigoje. Užrašykite laiką, kuris baigėsi, ir nepamirškite gauti ataskaitų kopijų arba priminti kam nors, kad jas jums atsiųstų.
   • Pažvelkite į savo užrašus ir sužinokite, ar ko nors trūksta, ar reikia paaiškinimo. Jei jums reikia ko nors paklausti, padarykite tai prieš žmogui išvykstant.

3 dalis iš 4: Protokolo perrašymas

1. 

   Pradėkite šį procesą kuo greičiau. Geriausia oficialų protokolą perrašyti iškart po susitikimo, kai įvykiai jūsų galvoje dar bus švieži.

2. 

   Naudokite kompiuterį, kad įrašytumėte susitikimo užrašus. Gali būti, kad tai jau padarėte, jei naudojote nešiojamąjį kompiuterį. Išsaugokite užrašus ir pradėkite naują minučių protokolo dokumentą, kad galėtumėte palyginti abu dalykus.

3. 

   Suformatuokite užrašus suskirstytomis pastraipomis. Kiekvienas naujas pasiūlymas, sprendimas ar darbo tvarkos klausimas turi būti atskiroje pastraipoje. Formatuodami juos, įsitikinkite, kad:
   • Naudojote teisingą rašybą ir gramatiką. Jei reikia, naudokite rašybos tikrintuvą.
   • Visame tekste jis vartojo tą patį laiką. Naudokite tobuląjį praeities laiką arba dabartį, bet nekeiskite jų tame pačiame dokumente.
   • Tai buvo kuo objektyviau. Jūsų nuomonė neturėtų pasirodyti protokole, nes siekiate sukurti objektyvų įrašą, kurį visi galėtų naudoti.
   • Jis vartojo paprastą ir tikslią kalbą. Bet kokia neaiški kalba turi būti pakeista tiksliais žodžiais, o išpuošti aprašymai turi būti pašalinti.
   • Tai apėmė tik atliktus veiksmus, o ne diskusijas. Susipažinkite su tuo, kas buvo, nebent jūsų paprašys užrašyti diskusijas padaryta, o ne kas buvo sakė.
   • Puslapius jis sunumeravo, kad būtų lengviau juos rasti.

4. 

   Išplatinkite nariams protokolo projektą. Kiekvienam atsiųskite kopiją naudodamiesi lankomumo lape esančia kontaktine informacija. Jei šios informacijos neturite, susitikimo vadovas turėtų galėti su jumis susisiekti.

5. 

   Gaukite protokolo patvirtinimą. Gali būti paprašyta perskaityti jį garsiai kitame posėdyje ir nusiųsti patvirtinti. Jei pasiūlymas bus perduotas, užsirašykite.
   • Jei prieš priimant protokolą ištaisoma, atlikite pakeitimus dokumente ir pabaigoje nurodykite, kad protokolas buvo pataisytas, neaprašant konkrečių pataisymų.
   • Jei pateikiamas siūlymas taisyti protokolus po jų patvirtinimo, į atitinkamą protokolą įtraukite tikslius to pasiūlymo žodžius ir tai, ar jis buvo patvirtintas, ar ne.

4 dalis iš 4: Susitikimo protokolo šablono naudojimas

1. 

   Eikite į susitikimo šablono svetainę. Šie iš anksto paruošti šablonai sutaupys laiko tvarkant minutes ir padės išvengti klaidų.

2. 

   Praleiskite laiką apžiūrėdami kiekvieną svetainę. Naudokitės jų paieškos funkcijomis ir peržiūrėkite parinktis, kad rastumėte sau tinkamiausią.
   • Jei jums reikia konkretaus modelio, pvz., Bendro ar standartinio, ieškokite svetainių pagal savo poreikius ir atsisiųskite modelius spustelėdami atitinkamus mygtukus. Išsaugokite juos lengvai randamoje vietoje, kad jų neprarastumėte.

3. 

   Atidarykite failą. Atsisiųsdami išpakuokite ir atidarykite „Microsoft Word“ arba „Excel“. Norėdami pagerinti kokybę ir patogumą naudoti, naudokite naujausią „Microsoft Word“ versiją, nes ją atnaujinę, viskas bus lengviau ir galėsite pasinaudoti naujomis funkcijomis.

4. 

   Antraštėje pridėkite savo įmonės logotipą ir autorių teises. Ištrinkite logotipo pavyzdį, bet ne iš pradžių perskaitydami naudojimo sąlygas, pagal kurias gavote modelį. Juk nereikia teisinių problemų, tiesa?

5. 

   Pakeiskite pavadinimą. Pavadinimo srityje paryškinkite žodžius „Susitikimas / grupė“ ir parašykite savo protokolo pavadinimą.

6. 

   Pakeiskite temą (nebūtina). Jei norite, kad jūsų minučių modelis būtų gražesnis ir profesionalesnis, apsvarstykite galimybę pakeisti spalvas ar pasirinkti paruoštą temą. Tai lengva: raskite skirtuką „Puslapio išdėstymas“ ir eikite į skyrių „Spalvos ir temos“. Čia galite pritaikyti savo modelio išvaizdą ir netgi padaryti, kad jis atitiktų jūsų įmonės logotipo spalvas.

7. 

   Pavadinkite šablono sekcijas. Visame modelyje turėtų būti keli laukų pavadinimai. Jums gali prireikti daugiau ar mažiau, arba vis tiek jums nepatinka, kaip skyriai pavadinti. Tinkinkite juos, kad atitiktų jūsų susitikimo poreikius.

8. 

   Išsaugokite šabloną savo užrašų knygelėje, kad galėtumėte jį pasiimti į susitikimus ir pradėti protokoluoti. Jei ir toliau naudosite „Microsoft Office“, viskas bus greita ir lengva, o susitikimą galėsite stebėti dar organizuotiau ir tiksliau nei anksčiau. Arba galite atsispausdinti šabloną, kad jį užrašytumėte ranka, tačiau išlaikykite laukų aukštį, kad galėtumėte įdėti tiek informacijos, kiek jums reikia.

9. 

   Peržiūrėkite savo modelį. Sveikiname! Jūsų susitikimo protokolo šablonas baigtas. Tikimasi, kad jūsų produktyvumas ir tikslumas susitikimų metu išaugs eksponentiškai, dabar, kai turite modelį, kuris jums padės ir tvarkys mintis. Kaip ir bet kuriame projekte, peržiūrėkite išsamią informaciją, kad pamatytumėte, ar ko nors trūksta ar kas glumina. Įsitikinę, kad viskas tvarkoje, baigsite modelį ir būsite pasirengę kitiems susitikimams.

Patarimai

• Įrašykite protokolą iškart pasibaigus susitikimams, nes geriausia juos saugoti, kol įvykiai dar nepamiršti. Dalyviams taip pat svarbu kuo greičiau pasibaigus susitikimui gauti veiksmų, kurių reikia imtis, kopiją.
• Sėdėkite kuo arčiau susitikimo vadovo, kad galėtumėte viską išgirsti ir paprašyti paaiškinimo, nepakeldami balso.
• Protokolą saugokite saugioje vietoje.
• Paprašykite žmonių užrašyti savo pasiūlymus, kad nereikėtų jų registruoti vietoje.
• Nebijokite bet kada nutraukti ir paprašyti paaiškinimo.
• Protokolai yra labai svarbūs: jie saugomi ir gali būti naudojami po metų. Pavyzdžiui, jei klausimas yra teisėtas, kieno nors reputacija gali priklausyti nuo minučių.
• Perskaitykite kai kurias Atnaujintos Roberto užsakymo taisyklės, ypač skyrius, kuriame kalbama apie buvimą sekretoriumi.
• Užrašykite dalykus, kai jie vyksta. Jei ta pati tema iškyla du kartus, nesugrupuokite jos.

Įspėjimai

• Į protokolą nedėkite per daug detalių. Net jei jūsų prašoma įrašyti diskusijas, palaikykite jas kuo trumpesnes ir objektyvesnes. Apsiribok pranešti tik apie pagrindinius iškilusius dalykus, nes kitaip būsi priblokštas ir užpildysi dokumentus nereikalinga informacija.
• Asmeninės už protokolą atsakingo asmens interpretacijos ir jausmai neturėtų patekti į įrašus.
• Jei dalis posėdžio yra konfidenciali, ne Pranešti apie. Užuot parašę, kad "valdyba pranešė, jog diskusija buvo konfidenciali. Todėl ji nebuvo įrašyta".
• Jei jūsų prašoma įrašyti konfidencialią diskusiją, pavyzdžiui, advokato ir kliento susitikimą, tai padarykite per minutę atskirtas ir saugokite nuo visuotinio susirinkimo protokolo. Pažymėkite kaip konfidencialią ir aiškiai nurodykite, kas turės prieigą.