Turinys

• Žingsniai

Darbuotojų bylų tvarkymas gali būti nuobodus uždavinys, tačiau pasirinkus metodą ir nuolat jį naudojant, procesas tikrai gali būti supaprastintas. Atspausdintus ir elektroninius failus turėsite tvarkyti atskirai. Pasirinkite tvarkyti dokumentus chronologiškai pagal darbuotojus arba pagal atskirus dokumentų tipus. Kiekvieną failą būtinai atidžiai pavadinkite ir apsaugokite neskelbtiną informaciją tinkamomis saugumo priemonėmis.

Žingsniai

1 metodas iš 3: spausdintų failų tvarkymas

1. 

   Naudokitės chronologine organizacine sistema. Šis sistemos tipas yra tinkamiausias tiems, kurie galvoje yra linkę įvykius suskirstyti chronologiškai, tačiau tai tik pirmenybės klausimas. Norėdami tvarkyti darbuotojų bylas chronologine tvarka, sukurkite atskirą failą kiekvienam darbuotojui. Į darbuotojo bylą chronologine tvarka įtrauksite visus susijusius dokumentus.
   • Pvz., Darbuotojo byla gali prasidėti pateikiant paraišką dėl laisvos darbo vietos, gyvenimo aprašymo, pajamų mokesčio dokumento ir tada pridėti visus naujesnius dokumentus, pavyzdžiui, kasmetines veiklos peržiūras.

2. 

   
   
   Tvarkykite failus pagal dokumento tipą. Tokio tipo organizacinę sistemą geriausia rekomenduoti žmonėms, linkusiems į dalykus labiau žiūrėti, tačiau tai tik asmeninių pageidavimų klausimas. Taikant šį metodą, jums reikės išsaugoti failus pagal dokumento tipą, aš panašius failus laikau kartu kiekvienam darbuotojui. Pvz., Galite turėti bylą, kurioje yra visi darbuotojų narkotikų testai, kitą - visų darbuotojų veiklos vertinimui, kitą - medicininėms ataskaitoms.
   • Kiekvienoje dokumentų grupėje sutvarkykite failus abėcėlės tvarka, kad būtų lengviau rasti kiekvieno darbuotojo formas.

3. 

   
   
   Įtraukite visus reikalingus dokumentus. Daugelis vyriausybių turi įstatymus dėl to, kokius dokumentus įmonė turėtų saugoti kiekvienam darbuotojui. Patikrinkite vietinius ir nacionalinius įstatymus, kad įsitikintumėte, jog laikote darbuotojų bylas pagal taisykles.
   • Bylose turi būti visa informacija, susijusi su įdarbinimo procesu ir darbuotojo bei įmonės santykiais. Tai apima su veiklos vertinimu susijusius dokumentus, rekomendacijas ir drausmines priemones.
   • Dauguma įstatymų reikalauja, kad įmonės saugotų dokumentus (net ir atleidus darbuotoją) mažiausiai trejus metus, tačiau jei kiltų problemų, rekomenduojama juos saugoti bent penkerius metus.

4. 

   
   
   Turėkite atspausdintų dokumentų elektronines kopijas. Nors svarbu sutvarkyti ir saugoti dokumentų originalus, taip pat puiki idėja pasidaryti elektronines šių dokumentų kopijas tuo atveju, jei atspausdintoms kopijoms kažkas nutiks - jei jos bus pamestos, sugadintos, sunaikintos ir pan.
   • Nepamirškite nuolat kurti elektroninių failų atsarginių kopijų, kad užtikrintumėte, jog saugos tinklas visada yra atnaujinamas.

2 metodas iš 3: elektroninių bylų tvarkymas

1. 

   Pasirinkite organizaciją pagal darbuotoją ar dokumentą. Norėdami tvarkyti elektroninius failus, turite sukurti aplankus, kuriuose aiškiai paaiškinamas jūsų organizavimo metodas. Galite organizuoti pagal darbuotojus - tokiu atveju turėsite aplanką su darbuotojo vardu, kuriame yra visi susiję dokumentai. Į tą aplanką įtraukite kitus poaplankius, kad patobulintumėte organizaciją (pvz., „Našumo apžvalgos“). Arba sutvarkykite juos pagal failo tipą - taikydami šį metodą turėsite aplanką, pavadintą pagal dokumento tipą (pvz., „Veiklos apžvalgos“ ar „samdymo medžiaga“), ir kiekvieno darbuotojo informaciją įtraukite į pavadintą aplanką. Nesvarbu, kokį organizacinį metodą pasirenkate - tai tik asmeninių pageidavimų klausimas.

2. 

   Katalogus atidžiai pavadinkite. Organizuojant darbuotojų elektronines bylas, būtina jas teisingai ir aiškiai įvardyti. Kiekvienas, kuris pasiekia failus, turi suprasti jūsų pasirinktą vardą.
   • Darbuotojų vardus dėkite nuosekliai: „Pavardė, vardas“ arba atvirkščiai.
   • Aiškiai pavadinto dokumento pavyzdys gali būti „Pereira.João.Aperformance Evaluation.April2018“. Šiame faile nurodomas darbuotojo vardas, pavardė, dokumento tipas ir data.
   • Blogai pavadinto dokumento pavyzdys gali būti „PereiraAvaliaçãoAbril“. Šioje byloje nurodoma darbuotojo pavardė, tačiau tai gali sukelti painiavą, jei yra daugiau nei vienas darbuotojas su pavarde „Pereira“. Be to, jame taip pat nėra aiškiai nurodyta, kokio tipo vertinimas ar metai, tik mėnuo.
   • Tai apsaugo failus nuo praradimo ar neteisingo jų padėties ir leidžia žmonėms juos prireikus lengvai rasti.

3. 

   Padarykite atsarginę kopiją. Visų darbuotojų elektroninių failų atsarginės kopijos turi būti tam tikros formos, spausdintos, išoriniame standžiajame diske arba debesies saugykloje. Tai padės išvengti didelių nuostolių, jei sistemai ar kompiuteriui, kuriame saugote informaciją, kažkas nutiks.
   • Atsarginė kopija turėtų būti atliekama reguliariai, kad visi failai visada būtų saugomi ir saugomi. Gera taisyklė, kurios reikia laikytis, yra padaryti atsarginę kopiją kas keturias ar šešias savaites, tačiau šis skaičius gali skirtis priklausomai nuo to, kiek įmonė turi darbuotojų ir dokumentų.

3 metodas iš 3: atsargumo priemonių taikymas

1. 

   Visas spausdintas kopijas, kuriose yra neskelbtinos informacijos, laikykite užrakintoje ir apsaugotoje spintelėje. Jei turite failų, kuriuose yra neskelbtinos informacijos apie įmonės darbuotojus, jie turi būti visada užrakinti, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos. Leiskite tik įgaliotiems asmenims pasiekti raktus, kad atrakintumėte spinteles.
   • Tai apima bet kokį dokumentą, kuriame pateikiama informacija, susijusi su sveikata, negalia, amžiumi, rase, lytimi, tautybe, religiniais įsitikinimais, šeimynine padėtimi ir kita identifikuojančia informacija.
   • Investuokite į ugniai atsparią spintelę, tačiau nepamirškite, kad šie daiktai gali būti šiek tiek brangesni. Pasverkite papildomos apsaugos pranašumus ir pasikliaukite tik elektroninėmis kopijomis kaip atsargine kopija.

2. 

   Apsaugokite neskelbtinus elektroninius failus slaptažodžiais. Įgyvendinkite bet kokio elektroninio failo, kurį reikia apsaugoti dėl privatumo, autentifikavimo procedūrą. Tik tam tikri žmonės turėtų turėti prieigą prie šių failų, todėl įveskite slaptažodžius, kad apsaugotumėte informaciją.
   • Jūsų įmonės tinklo inžinierius ar IT specialistas turėtų padėti sukurti tam tikrų aplankų slaptažodžius.

3. 

   Leiskite finansų skyriui tvarkyti savo bylas. Toks skyrius turi pats organizuoti ir saugoti bylas. Kadangi šių tipų dokumentuose beveik visada yra neskelbtinos informacijos, prieigą prie jų turėtų būti labai ribojama - paprastai tik vadovas.
   • Tai apima pajamų mokesčio deklaraciją, mokėjimą, areštą, darbo valandų ir kt. Dokumentus.
   • Kiti departamentai taip pat turi tvarkyti savo dokumentus. Pavyzdžiui, HR gali tekti saugoti dokumentus, susijusius su darbuotojų sveikata ir ligos istorija, vidiniais skundais ar bet kokiais drausminiais veiksmais, susijusiais su darbuotojų elgesiu.