Turinys

• Žingsniai

Mes visi žinome, kad svarbu būti organizuotam darbe; Nepaisant to, tai yra nesibaigiantis mūšis daugeliui žmonių. Patikėkite tuo ar ne, tačiau išlikti organizuotam nėra tokia bauginanti užduotis, kaip atrodo. Kai kurie greiti įpročių pokyčiai ir nuolatiniai sprendimai gali palengvinti šį procesą, nei jūs manote.

Žingsniai

1 metodas iš 4: valdykite savo erdvę ir laiką

1. 

   Stebėkite savo veiklą. Kelias dienas dienoraštyje įrašykite keletą savo užsiėmimų. Tai padės tiksliai suprasti, ką darote, to net nesuprasdami, ir iš pradžių sužinosite savo organizacines ir produktyvumo nesėkmes. Be to, turėtumėte atlikti šį pratimą atsižvelgdami į savo bendruosius tikslus. Per veiklos dienoraštį galėsite pamatyti, kurios užduotys gali sugaišti jūsų laiką, o kurios gali prisidėti prie jūsų tikslų.

2. 

   
   
   Nustatykite savo aukšto našumo grafikus. Kai kurie žmonės yra produktyvūs ryte, o kiti nekenčia minties keltis anksti. Jau galite suvokti dienos dalis, kurios daro jus produktyvesnius. Nepriklausomai nuo jūsų pageidavimų - naktimis, rytais, pietų ar prieš pat ar po „piko“ - pasinaudokite šiais laikotarpiais, kad padidintumėte savo produktyvumą.

3. 

   
   
   Prioritetus savo užduotis. Mes visi žinome, kad kai kurios užduotys yra svarbesnės už kitas; tačiau mes ne visada jiems suteikiame tinkamą prioritetą. Sukurkite, pavyzdžiui, sistemą, kuri klasifikuoja užduotis per priminimus, kuriuose sąžiningai ir lanksčiai yra tokie prekės ženklai kaip vėliavos ar žvaigždės. Šiuos priminimus laikykite šalia savo kompiuterio ar stalo, tiek virtualių, tiek fizinių. Skirkite daugiau laiko ir energijos svarbiausiems sąrašo elementams. Pavyzdžiai gali būti užduotys su trumpais terminais, pvz., Dalykai, kuriuos turite pateikti iki dienos pabaigos arba kitą dieną. Taip pat galite teikti pirmenybę atsakymams klientams, viršininkams ar kitiems, kurie yra atsakingi už patirtas išlaidas. Ir jei nesate tikras, kokia užduotis yra jautri ar svarbi, visada verta paklausti.

4. 

   
   
   Nedelsdami atlikite greitas užduotis. Ne visos užduotys turi būti prioritetinės ir suplanuotos konkrečiam laikui.Kai kurių jų planavimas ar planavimas gali užtrukti tiek laiko, kiek jų užbaigimas. Jei taip, ir jūs galite atlikti šias užduotis iš karto, mėgaukitės! Tokiu būdu įveikdami šias kliūtis taip pat galėsite išvengti atidėliojimo.

5. 

   Tvarkykite netvarką ir darbo medžiagas. Mūsų lentelės lengvai perkeliamos iš netvarkos scenų į sunaikinimo scenas, vertas filmų - o tai apsunkina organizavimą. Kai kurie žmonės veikia net laikydamiesi griežtos valymo politikos. Nors jie nėra būtini, atlikite keletą veiksmų, kad išvalytumėte savo darbo vietą.
   • Tęsti užsakymą. Išmeskite šiukšles ir sistemingai archyvuokite reikalingas medžiagas. Valykite netvarką, kai tik įmanoma: per pertraukas ar tarp užduočių.
   • Nedelsdami nuvalykite susidariusius nešvarumus. Taigi, vėliau nereikės rūpintis valymu. Be to, tai neleis, kad dabartinis sutrikimas liktų ant jūsų stalo ateityje.
   • Reikiamus reikmenis laikykite po ranka. Akivaizdu, kad ne viskas aplinkui yra sutrikimo požymis. Turėdami turimus įrankius galite sutaupyti laiko ir tinkamai išnaudoti savo brangią vietą.

6. 

   Tvarkaraštis veikloms ir susitikimams. Kai kurie žmonės planuoja tik susitikimus, tačiau nesudaro būtinų veiklų sąrašų. Gali būti naudinga planuoti svarbiausias užduotis, taip pat susitikimus. Taip pat galite „grupuoti“ konkrečias užduotis. Pavyzdžiui: planuokite susitikimus tik antradieniais ir ketvirtadieniais. Taip pat kalendoriuje palikite laisvo laiko, kad galėtumėte skirti kūrybinio laiko sau ar pritaikyti netikėtiems įvykiams.
   • Naudokitės dienotvarke ir kalendoriumi. Šie įrankiai gali būti popieriniai arba virtualūs, tokių programų kaip „iCalendar“ ir „Google“ dabar.
   • Atskirkite savo veiklą į kategorijas. Veiklų skirstymas arba atskyrimas pagal spalvas gali greitai vizualiai priminti, kas svarbu. Šios kategorijos gali apimti, pavyzdžiui: susirašinėjimą, projektus, renginius, susitikimus, diskusijas ir netgi fizinių pratimų pertraukėles ar laiką.
   • Optimizuokite savo technologijas. Virtualūs kalendoriai ir el. Pašto platformos, pvz., „Outlook“, gali apjungti jūsų darbų sąrašus, kontaktus ir adresus. Tai ne tik padaro viską efektyvesnį, bet ir optimizuoja jūsų mąstymo procesą.
   • Kai tik įmanoma, perduokite užduotis. Atsižvelgiant į dienos darbo intensyvumą, lengva pamiršti, kad nereikia visko daryti savarankiškai. Paskirkite užduotis padėjėjui arba, jei esate ypač užkluptas darbais, paprašykite kolegos padaryti jums paslaugą ir padėti atlikti tam tikras užduotis. Galite apdovanoti juos, kai viskas bus ramiau.

2 metodas iš 4: sistemingai rūpinkitės savo el

1. 

   Suplanuotu laiku patikrinkite savo el. Pašto adresus. Ne visiems reikia laikytis savo gautųjų, nes daugelis gautų pranešimų nėra tokie skubūs. Jei dirbate vietoje, kur nereikia skubių atsakymų į el. Laiškus, patikrinkite gautuosius numatytu laiku - maždaug tris ar keturis kartus per dieną.

2. 

   Archyvuokite el. Laiškus. Pasinaudokite aplankų ir etikečių teikiamais pranašumais, užuot leidę pranešimus kauptis gautuosiuose. „Outlook“ turi aplankus ir poaplankius, o „Gmail“ turi etiketes ir keletą atskirų gautųjų. Pavyzdžiui, jei esate žurnalistas, jūsų aplankai gali būti vadinami „Dabartinės ataskaitos“, „Ateities ataskaitos“, „Senos ataskaitos“, „Interviu ir šaltiniai“ bei „Istorijos ir idėjos“.
   • Ištrinti ir archyvuoti. Archyvuokite senus ir svarbius laiškus, o likusius ištrinkite. Anksčiau pateiktame pavyzdyje aplankas „Senos ataskaitos“ yra žurnalisto failas. Pradėję ištrinti senus el. Pašto pranešimus nustebsite, kiek elementų patenka į šiukšliadėžę ir kiek elementų yra saugoma. Kai kurie žmonės taip pat mėgsta, kad gautieji būtų tušti - nepalikdami nei vieno pranešimo neskaityto (arba nepalikdami jokių pranešimų savo gautuosiuose). Be aplankų ir etikečių naudojimo, galite ištuštinti langelį naudodami funkciją „Archyvas“, ištrindami senus el. Laiškus pertraukų metu darbe ar naudodami paskyros tvarkymo programas.

3. 

   Kai tik tai yra efektyviausia, naudokite kitas komunikacijos formas. Kartais paprastas telefono skambutis gali išspręsti problemą, dėl kurios reikėtų pasikeisti dešimčia el. Laiškų. Jei taip, paskambinkite asmeniui! Jei žinote, kad keisdamiesi el. Laiškais sukursite diskusiją arba sulauksite daugybės pranešimų, gali būti geriausia kalbėti telefonu. Tokiu būdu galėsite gauti daugiau informacijos, tuo pačiu išvengdami ilgos ir ilgos diskusijos elektroniniais pranešimais. Jūs netgi galite išsiųsti elektroninį laišką kolegai ir pasakyti kažką panašaus į "Aš turiu jums daug klausimų šia tema. Gal mes turėtume pasikalbėti. Ar galiu jums paskambinti per penkias minutes?"

4. 

   Apriboti pertraukimus. Nors strateginės pertraukos yra naudingos, pertraukos darbo metu nėra. Jie gali sulėtinti jūsų greitį, sulaužyti darbo tempą ir priversti prarasti mąstymo būdą. Taigi pabandykite naudoti specialias rašytines ir balso žinutes, kai žinote, kad esate per daug užsiėmęs. Šių įrankių nereikia naudoti tik tada, kai nesate biure; jas galima naudoti, kai esate užsibuvęs užduotyse. Daugelis žmonių taip pat naudojasi „atvirų durų“ politika - tačiau nereikia nuolat palikti savo kambario atviro. Net prie durų galite palikti draugišką užrašą, kuriame sakoma: „Aš skambučio viduryje“ arba „Aš užsiėmęs. Prašau, grįžkite vėliau arba atsiųskite el. Laišką“.

5. 

   Pasinaudokite „debesų“ paslaugomis. Galima apsvarstyti debesijos paslaugą (dar vadinamą „debesų kompiuterija“), nes ji yra pigesnė, keičiamo dydžio, efektyvi ir lengvai atnaujinama. Šių debesų prieinamas turinys gali būti ypač naudingas, nes prie jo galite prisijungti įvairiuose įrenginiuose: kompiuteriuose, planšetiniuose kompiuteriuose, išmaniuosiuose telefonuose ir kt. Debesies saugykla taip pat yra pagrindinis ar antrinis skaitmeninių atsarginių kopijų kūrimo būdas. Pasitarkite su asmeniu, atsakingu už IT ar programinę įrangą jūsų darbo vietoje. Gali būti, kad debesyse jau turite daug laisvos vietos (arba netgi galite nusipirkti tą vietą už nedidelius metinius mokesčius).

6. 

   Naudokitės mėgstamiausiais internetu. Geriausios naršyklės leidžia žymėti - išsaugant ir tvarkant el. Pašto adresus, kuriuose dažnai lankotės, kad būtų lengva ir greitai pasiekti. Pasinaudokite jais, kad nepamirštumėte svarbių svetainių, kuriose yra pramonės naujienų ar informacijos.

3 metodas iš 4: išnaudokite laiką

1. 

   Venkite vienu metu atlikti kelias užduotis. Šiuo atžvilgiu dauguma ekspertų laikosi panašios nuomonės. Nors televizoriuje tai gali pasirodyti greita ir šauni, vienu metu atliekamos kelios užduotys („daugiafunkcinė užduotis“ arba „daugiafunkcinė užduotis“) nėra efektyvi ir gali pakenkti jūsų organizaciniam efektyvumui. Pasirinkite skirti visą dėmesį vienai užduočiai vienu metu; užbaikite jį ir pereikite prie kito sąrašo punkto.

2. 

   Susikurkite sau tvarkaraštį ar kalendorių. Laimei, daugumoje darbų nereikia specialiai numatyti visko per dieną. Tačiau gali būti naudinga išlaikyti svarbiausią svarbiausių įvykių tvarkaraštį ir svarbiausius dienos įvykius bei užduotis.
   • Nustatykite tam tikros veiklos terminus. Kai kurioms užduotims šių apribojimų nereikia, tačiau kitose turi būti laiko parametrai, kad galėtumėte pagerinti savo produktyvumą. Pagalvokite apie kasdienę veiklą, kuri paprastai užtrunka ilgiau nei įprasta, ir nurodykite jiems konkrečius terminus ateityje.
   • Skirkite papildomo laiko kitai veiklai. Kai kurioms veikloms, kaip jūs galbūt sužinojote iš patirties, dažniausiai reikia daugiau laiko nei tikėtasi; tačiau tai nebūtinai yra blogas dalykas. Skirkite, pavyzdžiui, papildomą laiką prieš ir po šio tipo užduočių atlikimo (ypač svarbiems renginiams ir susitikimams).

3. 

   Naudokite chronometro programą, fizinį chronometrą ar žadintuvą. Šios priemonės gali būti veiksmingos, kai naudojamos nedaug. Kai kurie žmonės mėgina nustatyti žadintuvus prieš 10, 15 ar 30 minučių, kad gautų išankstinius įspėjimus ir pasirengtų veiklai. Taip pat galite naudoti priminimus.

4. 

   Venkite atidėti savo veiklą. Paklauskite savęs, ar šis atidėjimas yra būtinas, ar tai tik atidėliojimo pavyzdys. Jei manote, kad atidėliojate, neatidėkite užduoties - ją atlikite iškart! Tačiau, kai atidėlioti jokios veiklos neišvengiama, įsiminkite tašką, kuriame ją nutraukėte, ir nustatykite kitą konkretų laiką jai baigti. Kitas variantas yra sukurti nenumatytų atvejų planą. Pvz .: jei turite atšaukti tiesioginį susitikimą, galbūt galėsite paskambinti asmeniui (per garso ir (arba) vaizdo įrašą).

4 metodas iš 4: rūpinimasis savo fizine ir psichine sveikata

1. 

   Darykite pertraukėles. Svarbu daryti psichines pertraukėles, kad galėtumėte išlikti sveiki ir produktyvūs. Mes darbe esame taip panirę, kad kartais nedarome pertraukų - tokios būtinos. Šios pertraukėlės suteikia mums reikalingą poilsį ir pagerina produktyvumą, tačiau taip pat leidžia mums atsitraukti ir paklausti savęs, ar mes išnaudojame savo laiką kuo efektyviau.

2. 

   Miegok geriau. Jei nemiegame gerai, kitą dieną galime būti apstulbę, pavargę ar neramūs, o tai gali pakenkti efektyvumui ir mūsų planams darbe. Planuokite ilsėtis bent septynias ar aštuonias nepertraukiamas valandas per naktį.

3. 

   Nelyginkite savęs su savo bendradarbiais. Daugumos šių žmonių darbas skiriasi nuo mūsų, ir visi jie turi skirtingus organizavimo metodus. Prasmingas ir efektyvus metodas pažįstamam žmogui gali būti netinkamas jūsų kasdienybei ir atvirkščiai.

4. 

   Priimkite, kad organizacija yra nuolatinis procesas. Nesitikėk, kad būsi tobulas. Organizacija yra tęstinė ir reikalauja nuolatinio dėmesio. Nebūsi idealiai organizuotas kiekvieną dieną; tačiau nedidelis užsakymas gali padaryti jus daug efektyvesnius.