Turinys

• etapai
• 1 dalis Pradėkite laišką
• 2 dalis Parašykite laiško turinį
• 3 dalis Užbaik laišką
• 4 dalis Laiško pildymas

Šiame straipsnyje: Pradėkite raidęSumažinkite laiško turinįUžpildykite laiškąRastuokite raidę14 Nuorodos

Ar jums reikia parašyti komercinį laišką? Apskritai, šios raidės yra gerai žinomos ir lengvai pritaikomos struktūros, pritaikomos įvairiam turiniui. Verslo laiške visada turi būti data. Be to, jame turėtų būti keletas pastraipų ir informacijos apie siuntėją ir gavėją. Parašykite savo ir, jei reikia, atlikite reikiamus pakeitimus, kad atitiktumėte jūsų įmonės nustatytus standartus.

etapai

1 dalis Pradėkite laišką

1. 
   

   
   Susipažinkite su maketu. Kad ir koks būtų jūsų laiško turinys, turite laikytis tam tikrų pateikimo taisyklių. Komercinės raidės turi būti spausdinamos. Naudokite įprastą šriftą, pvz., „Arial“ arba „Times New Roman“. Jei įmanoma, rinkitės paminkštintas pastraipas, o tai prilygsta kiekvienos naujos pastraipos paleidimui du kartus paspaudžiant klavišą. įrašas ir nesidrovėk.
   • Palikite 2,5 cm paraštę iš visų keturių pusių.
   • Skaitmeninis verslo laiškas turi būti sudarytas naudojant bendrą šriftą. Profesionaliame el. Laiške venkite žymeklio ar el. Spalvos, išskyrus juodai baltą.

2. 
   

   
   Pasirinkite tinkamą popierių. E turi būti atspausdintas ant A4 formato lapo. Jei gyvenate JAV, naudokite 216 mm × 279 mm arba 8,5 "11" dydžio raidžių popierių. Kai kurios didelės sutartys gali būti spausdinamos ant legalių dydžių lapų (216 mm × 356 mm).
   • Jei atspausdinsite laišką, kad jį išsiųstumėte, apsvarstykite galimybę naudoti popierių su įmonės galva. Tai suteiks jūsų laiškui oficialų įspūdį, nes skaitytojas matys jūsų įmonės logotipą ir kontaktinę informaciją.

3. 
   

   
   
   
   Įveskite įmonės informaciją. Įveskite įmonės pavadinimą ir adresą, atskirą eilutę įrašydami kiekvieną adreso elementą. Jei dirbate savo vardu, pridėkite savo vardą vietoj įmonės pavadinimo ar aukščiau.
   • Jei jūsų įmonė turi parengtą naudoti antraštę, galite ją naudoti, o ne patys įvesti duomenis.
   • Jei patys įvedate adresą, pagrįskite jį kairėje arba dešinėje puslapio viršuje, atsižvelgiant į jūsų pageidavimus ar įmonės nurodymus.
   • Jei gabenate laišką užsienyje, parašykite šalies pavadinimą didžiosiomis raidėmis.

4. 
   

   
   Nurodykite datą. Norėdami daugiau griežtumo, parašykite visą datą. Pvz .: „2012 m. Balandžio 1 d.“. Laiške, pateiktame prancūzų kalba, vieta ir data turėtų būti nurodyta viršutinėje dešinėje puslapio pusėje.
   • Jei jūsų laiško rašymas užtruko kelias dienas, nurodykite datą, kada jūs baigėte laišką.

5. 
   

   
   
   
   Pridėkite gavėjo informaciją. Įveskite tikslų gavėjo vardą, pavadinimą, jei taikoma, įmonės pavadinimą ir adresą. Ši informacija turi būti pateikiama tokia tvarka, kiekvienai prekei esant atskiroje eilutėje. Jei taikoma, nurodykite nuorodos numerį. Prancūzams pateiktame laiške informacija apie gavėją turi būti pateikta dešinėje, keliomis eilutėmis žemiau datos.
   • Norint gauti atsakymą tiesiogiai, pageidautina laišką išsiųsti konkrečiam asmeniui. Atlikite nedidelį tyrimą, jei nepaisysite gavėjo vardo. Kreipkitės į įmonę, norėdami sužinoti suinteresuoto asmens vardą ir pavardę.

6. 
   

   
   Pasirinkite skambinimo formą. Ši formulė skirta išreikšti jūsų pagarbą gavėjui. Savo formulę pasirinksite priklausomai nuo to, ar pažįstate savo artimą, ar ne. Jūs taip pat atsižvelgsite į jūsų santykių pažinimo laipsnį ar formalumą. Išnagrinėkite šio sąrašo parinktis.
   • Naudokite posakį „Kam iš dešinės:“ tik jei tiksliai nežinote, kam adresuoti savo laišką.
   • Jei jūsų santykiai su gavėju yra paviršutiniški, geriau naudoti „pone“ arba „ponia“, kad išvengtumėte keistų dalykų.
   • Taip pat galite nurodyti gavėjo pavadinimą, pavyzdžiui: „Ponas direktorius“.
   • Jei labai gerai pažįstate gavėją ir jei jūsų pranešimai yra pažįstami, galite naudoti asmeniškesnę formulę, pavyzdžiui, „Mano brangioji Suzanne“.
   • Jei kyla abejonių dėl gavėjo lyties, naudokite formulę: „Ponios, ponai, ponai“.
   • Nepamirškite po skambučio ar dvitaškio formulės dėti kablelį (:) po posakio „Kam tai teisinga“.

2 dalis Parašykite laiško turinį

1. 
   

   
   Priimkite tinkamą toną. Pasak visiems gerai žinomo posakio, laikas yra pinigai ir dauguma verslininkų nekenčia gaišti savo laiko. Todėl jūsų laiškas turėtų būti parašytas trumpai ir tiksliai. Palengvinkite skaitymą eikdami tiesiai į tašką ir pradėdami nuo glaustos pastraipos.Pavyzdžiui, jūs visada galite pradėti tokiu sakiniu: „Aš rašau apie ...“.
   • Venkite gėlių perėjimų, pompastiškų žodžių ar ilgų vingiuotų sakinių. Vietoj to, kuo greičiau ir aiškiau ieškokite pagrindinio.
   • Priimkite įtikinamą stilių. Greičiausiai jūsų tikslas yra įtikinti skaitytoją ką nors padaryti, persigalvoti, ištaisyti problemą, sumokėti sąskaitą ar imtis veiksmų. Taigi, užtikrintai išsakykite savo požiūrį.

2. 
   

   
   Naudokite asmeninius įvardžius Visiškai teisinga komerciniame laiške naudoti asmeninius įvardžius aš, mums ir jums, Kalbant apie save, naudokite asmeninį įvardį aš, Naudosite asmeninį įvardį, jums kalbėti apie gavėją.
   • Būkite atsargūs rašydami laišką organizacijos vardu. Pateikdami įmonės požiūrį, turite naudoti asmeninį įvardį mums, Taigi skaitytojas žinos, kad kalbama apie įmonės požiūrį. Jei pareiški savo nuomonę, naudokis aš .

3. 
   

   
   Būk aiškus ir glaustas. Tiksliai informuokite skaitytoją savo kalbos tema, nes jis jums greitai atsakys tik tuo atveju, jei jūsų laiškas skaidrus kaip uolų vanduo. Visų pirma turite nedviprasmiškai nurodyti, ar norite, kad gavėjas jums ką nors duotų, ar elgtųsi tam tikra linkme. Kuo trumpiau paaiškinkite savo poziciją.

4. 
   

   
   Naudokite aktyvų balsą. Apibūdindami situaciją ar pateikdami prašymą būtinai naudokite aktyvųjį, o ne pasyvųjį. Jūsų rizika būti dviprasmiška ar beasmenė, jei išreikšta pasyviu balsu. Be to, aktyvus balsas yra paprastesnis ir eina tiesiai į tašką. Štai du pavyzdžiai.
   • Pasyvus būdas: „Jūsų akiniai nuo saulės nėra kuriami ar gaminami atsižvelgiant į tvirtumą. "
   • Aktyvus būdas: „Jūsų įmonė kuria ir gamina akinius nuo saulės, nekreipdama dėmesio į jų stiprumą. "

5. 
   

   
   Jei reikia, atsipalaiduokite. Laiškus rašo žmonės kitiems žmonėms. Kiek įmanoma venkite standartinių laiškų, nes negalėsite užmegzti santykių su kuo nors, siųsdami jiems stereotipinį laišką. Tačiau venkite šnekamųjų ar slengo posakių, tokių kaip „reikia pasakyti“ už „turi būti įleista“ arba „pinigai“ už „pinigai“. Išlaikykite profesionalų stilių, tačiau draugišką ir draugišką.
   • Jei labai gerai pažįstate gavėją, galite įtraukti malonią formulę, kuria išreiškiate sveikinimą.
   • Norėdami nustatyti savo asmenybės aspektus, kuriuos atskleisite, pasinaudokite sveiku protu. Kartais šiek tiek humoro tikrai palengvina verslo santykius, tačiau prieš pasakydami anekdotą būkite atsargūs.

6. 
   

   
   Būk mandagus. Jūs turite būti, net jei rašote skundą ar skundo laišką. Išnagrinėkite adresato poziciją ir pasiūkite jam palankiai ir maloniai nusiteikti, kad padarytumėte tai, ką galite, per pagrįstas ribas.
   • Pavyzdžiui, nemandagus skundas gali būti parašytas taip: „Manau, kad tavo akiniai nuo saulės yra tokie prasti, kad nusprendžiau daugiau nepirkti. Kita vertus, mandagus ieškinys atrodytų taip: „Aš nusivylęs tavo akiniais nuo saulės ir nusprendžiau ateityje atsargas kaupti pas kitus tiekėjus. "

7. 
   

   
   Naudokite a antras puslapis papildomų puslapių antraštėje. Didžioji dalis verslo laiškų turi būti pakankamai glausta, kad tilptų viename puslapyje. Bet jei jūsų laiškas yra ilgesnis, pavyzdžiui, sutartis ar teisinės išvados, jums gali prireikti papildomų puslapių. Naudokite a antras puslapis antraštė, pagaminta iš to paties popieriaus, kaip ir pirmasis puslapis, tačiau paprastai turinti sutrumpintą adresą.
   • Parašykite puslapio numerį antrame ir paskesniuose puslapiuose puslapio viršuje. Taip pat galite nurodyti gavėjo vardą ir datą.

8. 
   

   
   Viską surišti. Paskutinėje pastraipoje apibendrinkite klausimus, į kuriuos atkreipėte dėmesį laiško tekste, ir aiškiai nurodykite savo veiksmų planą arba tai, ko tikitės iš gavėjo. Pasiūlykite, kad jis susisiektų su jumis, jei turėtų kokių nors klausimų ar rūpesčių. Dėkojame gavėjui už dėmesį, kurį jis (ji) skyrė nagrinėjamam laiškui ar klausimui.

3 dalis Užbaik laišką

1. 
   

   
   Pasirinkite mandagumo formą. Taigi, kaip ir apeliacijos formose, reikia parodyti pagarbą ir formalumą. Galite nerizikuoti apgauti save, pasirinkdami tokią formulę: „Prašau patikėti (pone), kad užtikrinsite mano išskirtinį pagarbą“ arba „Aš prašau jus (pone) išreikšti mano atsidavusį jausmą. Panašiai, jei tai el. Laiškas, pagalvokite apie tokias frazes kaip „nuoširdžiai“, „pagarbiai“ ar „nuoširdžiai“, kurios yra ne tokios formalios, bet priimtinos.

2. 
   

   
   Pasirašyk laišką. Prieš pasirašydami savo parašą, peršokite apie keturias eilutes. Prieš pasirašydami atsispausdinkite savo laišką. Geriau naudoti mėlyną arba juodą rašalą. Jei siunčiate laišką el. Paštu, nuskaitykite savo parašą ir įdėkite paveikslėlį į atitinkamą laiško dalį.
   • Jei laišką pasirašote kito asmens vardu, parašykite „p. p. : »Prieš jūsų parašą. Tai yra frazės „pagal įgaliotinį“ santrumpa, reiškianti „vietoj“ arba „pavadinime“.

3. 
   

   
   Įveskite savo vardą ir kontaktinę informaciją Po savo parašu įveskite savo vardą, pavadinimą, telefono numerį, el. Pašto adresą ar kitą taikomą kontaktinę informaciją. Kiekvieną elementą rašykite savarankiškoje eilutėje.

4. 
   

   
   Pridėkite mašinraščio pradmenis. Jei laišką parašė kažkas, išskyrus autorių, galite pridėti to asmens inicialus prie parašo padėklo. Kartais kai kurios įmonės prašo įtraukti laiško autoriaus inicialus, kad būtų lengviau rasti žmones, kurie dalyvavo laiško kūrime.
   • Jei randate tik mašinraščio pradmenis, parašykite juos mažosiomis raidėmis, pavyzdžiui: mj.
   • Jei įtraukiate autoriaus vardą, rašykite didžiosiomis raidėmis, laikydami mašinraščio inicialus mažosiomis raidėmis, pavyzdžiui: RW: mj. Galima atskirti du inicialus brūkšniu, pvz .: MW / mj.

5. 
   

   
   Nurodykite priedus. Jei prie savo laiško pridėjote dalių, parašykite šių dalių pobūdį, keletą eilučių po savo koordinatėmis nurodykite dalių skaičių ir tipą. Pavyzdžiui, parašykite: „Priedai (2): forma, brošiūra“.
   • Taip pat galite sutrumpinti posakį „Priedai“, rašydami „P. j“.

6. 
   

   
   Įveskite gavėjų vardus. Jei siunčiate laiško kopiją kitam asmeniui, turite tai paminėti rašydami santrumpą „cc“ eilutėje „Priedai“, po kurios nurodomas asmens vardas ir pavardė. Ši santrumpa reiškia „mandagumo kopiją“. Tai taip pat yra posakio „tikroji kopija“ santrumpa, kai raidės buvo spausdinamos anglies popieriumi.
   • Pavyzdžiui, parašykite: „kopija: Marie Martin, rinkodaros direktorė“.
   • Jei pridėsite daugiau nei vieną pavadinimą, antrą vardą nurodykite eilutėje prie pirmojo, bet be „cc:“

4 dalis Laiško pildymas

1. 
   

   
   Pataisykite laišką. Išdėstymas yra pagrindinis elementas, atspindintis jūsų profesionalumą. Bet jūs turite ištaisyti savo klaidas, kad gavėjui įrodytumėte, jog esate pajėgus ir atsakingas. Atlikite savo el. Apdorojimo programinės įrangos rašybos patikrinimą, tačiau prieš siųsdami, atidžiai perskaitykite laišką.
   • Patikrinkite, ar laiškas yra aiškus ir glaustas. Ar yra pastraipų, kuriose yra daugiau nei trys ar keturi sakiniai? Tokiu atveju pabandykite pašalinti nereikalingus sakinius.
   • Jei laiškas yra nepaprastai svarbus, apsvarstykite galimybę paprašyti vieno iš savo draugų ar kolegos jį perskaityti už jus. Kartais šviežias žvilgsnis gali pastebėti klaidas ar nesusipratimus, kurių galite nepastebėti.

2. 
   

   
   Nesibraižykite savo laiško. Jei turite kelis puslapius, jų neriškite. Jei norite, kad jūsų puslapiai būtų tvarkingi, galite juos pritvirtinti viršutine kaire rankena.

3. 
   

   
   Nusiųskite laišką. Jei laišką išsiunčiate paštu, naudokite komercinio dydžio voką. Jei įmanoma, paimkite voką su įmonės logotipu. Tinkamai įrašykite siuntėjo ir adresato adresą. Sulenkite laišką per pusę, kad adresatas pirmiausia išskleistų viršutinį ir vėliau apatinį. Prieš išsiųsdami įsitikinkite, kad gavote pakankamai savo laiško.
   • Jei manote, kad jūsų rašymas yra netvarkingas ir neatspindi jūsų profesinės kompetencijos, įveskite adresus naudodami el. Pašto apdorojimo programinę įrangą ir atsispausdinkite juos ant voko su spausdintuvu.
   • Jei laiškas yra nepaprastai svarbus ar skubus, apsvarstykite galimybę jį pristatyti tarnybai.
   • Jei norite nusiųsti el. Paštu, konvertuokite į „HTML“ arba PDF formatą, kad formatavimas išliktų. Tačiau geriausia išsiųsti laišką, atspausdintą ant popieriaus.