Turinys

• etapai
• 1 dalis Organizuokite laiką ir erdvę
• 2 dalis El. Pašto tvarkymas
• 3 dalis Tvarkykite laiką
• 4 dalis. Fizinės ir psichinės sveikatos palaikymas

Šiame straipsnyje: Laiko ir erdvės tvarkymasTvarkymas el. PaštuTvarkymas laikoFizinės ir psichinės sveikatos palaikymas15

Organizavimas yra kokybė, kurios siekia įdarbintojai, nes tai yra vienas geriausių privalumų teikiant kokybišką darbą. Vis dėlto daugelis darbuotojų susiduria su įvairaus lygio organizaciniais sunkumais.Jei esate jo dalis, žinokite, kad yra paprastų ir veiksmingų sprendimų. „“ pateikia keletą patarimų, kaip palengvinti profesinį gyvenimą įgyvendinant geresnę organizaciją.

etapai

1 dalis Organizuokite laiką ir erdvę

1. 
   

   
   Įrašykite savo veiklą į laikraštį. Skirkite savaitę kiekvienai savo veiklai įvertinti. Ši tipiška savaitė leis jums apžvelgti savo kasdienes užduotis. Galėsite jas klasifikuoti pagal laiką, kurio jiems reikia, ir tikslus, kuriuos jums leis pasiekti.

2. 
   

   
   Nustatykite savo produktyvumo viršūnes. Kai kurie žmonės ryte būna aktyvesni, kiti - po pietų. Nesvarbu, koks laikas jums yra geriausias, pasinaudokite tuo, kad atliktumėte svarbiausias ir sudėtingesnes užduotis.

3. 
   

   
   Pirmenybę teikite savo užduotims. Pasinaudokite įpročiu turėti dienoraštį popierine ar skaitmenine forma. Prieš išeidami naktį ar atvykdami ryte, pažymėkite svarbiausias veiklas: per trumpą laiką padarykite ataskaitą, pasiruošite susitikimui ... Tai suteiks jums laiko ir energijos, reikalingos kiekvienai užduočiai, jūsų neišsklaidydami. Nepaisant to, išlikite pakankamai lankstūs, kad pasikeitus aplinkybėms būtų įtraukti nauji reikalavimai. Jei nesate tikri dėl santykinės užduoties svarbos, kreipkitės į bendradarbį ar vadovą.

4. 
   

   
   
   
   Greitai išsiųskite mažas užduotis. Prioriteto nustatymas nereiškia atidėliojimo! Kitaip tariant, jei turite nesvarbių, bet lengvai įgyvendinamų užduočių, nedėkite jų per naktį. Kuo greičiau pasirūpinkite šia maža veikla, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į svarbiausius dalykus.

5. 
   

   
   Tvarkykite savo darbo vietą. Nesvarbu, ar turite nedidelį biurą, ar tikrą kambarį, jūsų erdvė turi būti palanki efektyviam darbui! Nepatogi darbo vieta gali sukelti stresą ir apriboti jūsų produktyvumą. Tai ne apie tapimą tualeto maniaku! Jums tiesiog reikia įpročio sutvarkyti savo stalą.
   • Saugokite savo darbo vietą. Atsikratykite visų bylų ir šiukšlių, kurios pameta jūsų biurą. Priešingai, atidžiai suskirstykite svarbias dalis. Saugokite ir išvalykite savo darbo vietą, kai tik turėsite galimybę: veiklos metu, per pertrauką, tarp dviejų užduočių ...
   • Švarus kaip jūs einate. Tokiu būdu išvengsite, kad ant stalo kauptųsi popierius ar maisto atliekos.
   • Laikykite po ranka daiktus: telefoną, rašiklį, popieriaus padėkliuką ... Sutvarkykite savo darbo vietą, kad ji būtų kuo funkcionalesnė.

6. 
   

   
   
   
   Suplanuokite savo dieną. Norėdami efektyviai organizuoti, turite suplanuoti susitikimus, bet ir atlikti visas kitas profesines užduotis, tokias kaip el. Pašto skaitymas, ataskaitų rašymas ... Pavyzdžiui, susitikimus galite praleisti vieną ar dvi savaitės dienas. jūs ir likusią savaitės dalį atlikite kitas savo užduotis. Nebandykite bet kokia kaina užpildyti tuščių laikotarpių. Pasinaudokite proga atsipalaiduoti ar pagalvokite apie ne tokias aktualias problemas. Šie žemo aktyvumo laikotarpiai taip pat gali numatyti numatomą.
   • Naudokite kalendorių arba kalendorių. Galite pasirinkti popierinę darbotvarkę, elektroninį kalendorių ar panašias programas iCalendar arba „Google“ dabar.
   • Klasifikuokite savo veiklą. Pavyzdžiui, galite juos suskirstyti pagal tipą (projektas, įvykis, susitikimas, pertrauka ...) arba pagal svarbą. Pasirinkite sistemą, leidžiančią greitai pamatyti pagrindinę veiklą.
   • Optimizuokite skaitmeninių įrankių naudojimą. Pvz. perspektyva gali būti naudojamas kaip adresų knyga, kalendorius ar atliktinų darbų sąrašas. Naudodami tą patį įrankį planuodami savo profesinį gyvenimą, padidinsite efektyvumą.
   • Jei įmanoma, deleguokite dalį savo darbo. Gali būti sunku įkelti asistentą su jums pavestomis užduotimis arba paprašyti kolegos pagalbos. Tačiau tai leidžia sutelkti dėmesį į veiklą, kurią galite atlikti, ir optimizuoti laiko valdymą.

2 dalis El. Pašto tvarkymas

1. 
   

   
   Jei įmanoma, suplanuokite savo el. Pašto perskaitymą. Kai kuriems įrašams gali reikėti nuolatinio ryšio su jūsų nariais. Jei tai nėra jūsų atvejis, neskaitykite el. Laiškų dienos metu nustatytu laiku.

2. 
   

   
   Rūšiuokite savo laiškus. Pažymėkite svarbius pokalbius ir suskirstykite el. Laiškus pagal jų paskirtį, siuntėją ... Naudokitės funkcijomis, kurias siūlo perspektyva (aplankai ir poaplankai) arba "Gmail" (etiketės).
   • Ištrinkite juos apdorodami. Archyvuokite svarbius pokalbius ir el. Laiškus, kurių jums gali prireikti. Turint tuščią dėžutę, kuri buvo perskaityta ir apdorota, dienos pabaigoje gali būti palengvėjimas. Jei laikysite tai nykščio taisykle, įsitikinkite, kad neskubate tvarkyti el. Laiškų.

3. 
   

   
   Optimizuokite komunikacijos priemones. Nesvarbu, ar tai būtų kolegos, ar partneriai, neapsiribokite pokalbiu el. Paštu. Tiesioginis pokalbis ar tiesiog telefonas yra pageidaujami jų greičio ir žmonių kontakto sprendimai. Jie gali sutaupyti brangaus laiko ir sutaupyti streso laukdami atsakymo. Be to, lengviau keistis informacija žodžiu, o ne raštu.

4. 
   

   
   Apribokite nesavalaikius darbo pertraukimus. Būtina daryti pertraukas dienos metu. Kita vertus, pertraukdamas jus į užduotį atsakyti telefonu ar kolegai, kuris eina pro jūsų stalą, nutrūksta jūsų darbo grafikas ir eikvojamas laikas. Visiškai neišsiskirdami, nedvejodami uždarykite duris arba palikite telefoną atsakiklyje. Kai užduotis bus atlikta, atsakykite į įvairius prašymus. Nepaisant to, nedarykite absoliučios taisyklės rizikuodami pasirodyti asocialūs ar neprieinami!

5. 
   

   
   Naudokite debesų kompiuterija. Ši technologija leidžia saugoti didelius informacijos kiekius per nuotolinį serverį. Todėl jis yra nebrangus ir pagerina duomenų prieinamumą. Taigi, jūs galite dirbti iš bet kurio įrenginio, jei jis turi prieigą prie interneto. debesų kompiuterija gali pagerinti jūsų darbo kokybę ir laiko valdymą, nes tai leidžia dirbti greičiau ir efektyviau. Ši paslauga paprastai teikiama kaip bendrovės apmokama prenumerata. Nedvejodami siūlykite šią technologiją naudoti savo paslaugoms.

6. 
   

   
   Naudokitės paieškos sistemų teikiamomis funkcijomis. Jau turite įprotį asmeniškai įrašyti ir reitinguoti svetaines savo mėgstamiausiose vietose. Nedvejodami darykite tą patį biure, ypač jei turite savo kompiuterį. Pvz., Šaltiniai, į kuriuos reikia greitai patekti, yra įmonių partnerių svetainės arba bendra informacija.

3 dalis Tvarkykite laiką

1. 
   

   
   Nemėginkite atlikti daugiau nei vienos užduoties vienu metu. Tikimasi, kad pasaulyje, kuriame vyrauja informacinės ir ryšių technologijos, darbuotojai visada bus prieinami ir atsakys į visus prašymus tuo pačiu metu. Visi ekspertai nori pasakyti, kad šis daugiafunkcines priešingai nei atrodo, praranda laiką ir praranda darbo kokybę. Kai mūsų smegenys yra prisotintos informacijos, ji neturi laiko visko išanalizuoti. Taigi vykdant keletą užduočių tuo pačiu metu padidėja stresas ir sumažėja gebėjimas analizuoti ir susikaupti. Labiau prasminga vienu metu spręsti vieną problemą.

2. 
   

   
   Susikurkite savo tvarkaraštį. Gerai turėti ne tik konkrečią darbotvarkę (susitikimas, renginys, susitikimas ...), bet ir bendras jūsų dienos tvarkaraštis. Tai leis jums numatyti aktyvumo ir poilsio laikotarpių viršūnes.
   • Kai kurioms veikloms, pavyzdžiui, projekto galvojimui ar kliento bylos nagrinėjimui, reikia susikaupimo ir analizės. Norėdami pagerinti savo efektyvumą, suplanuokite tam tikrą laiką, kurį praleisite tokio tipo veiklai. Jei perkelsite failus ar projektus, intelekto pajėgumai gali sumažėti, todėl tapsite ne tokie efektyvūs. Panašiai turi būti apribotos ir nuobodžios užduotys, tokios kaip laiškų ar pranešimų skaitymas. Priešingu atveju galite jausti nuobodulį ir atidėlioti ar atidėlioti veiklą.
   • Skirkite papildomo laiko tam tikrai veiklai. Iš tikrųjų susitikimai ar paskyrimai gali užtrukti ilgiau nei tikėtasi. Remdamiesi savo patirtimi, įtraukite į tvarkaraštį didesnį laiko intervalą, nei skelbiama renginio metu.

3. 
   

   
   Galite naudoti žadintuvą. Tai gali priminti įvykį, pranešti apie užduotims atlikti skirto laiko pabaigą arba tiesiog suteikti jums darbo ritmą. Tačiau venkite, kad jis suskambėtų netikėtai, nes tai gali jus sujaudinti, nepadarant efektyvesnio.

4. 
   

   
   Neatlikite savo užduočių be pateisinamos priežasties. Lennui, nuovargis, noras palikti biurą anksčiau ... visos yra blogos priežastys atidėti veiklą. Prokrastinizavimas yra tikras laiko ir efektyvumo švaistymas. Tačiau turite išlikti lankstūs. Jei įvyktų netikėtas įvykis (paskutinės minutės susitikimas, skubios bylos peržiūra ...), atkreipkite dėmesį, ką turite padaryti, ir atnaujinkite savo veiklą vėliau. Taip pat galite nustatyti alternatyvų sprendimą. Pvz., Jei negalite eiti į susitikimą, pabandykite nustatyti konferencijos skambutį.

4 dalis. Fizinės ir psichinės sveikatos palaikymas

1. 
   

   
   Padarykite pertraukas. Kaip minėta straipsnyje, būtina suplanuoti fizinio ir intelektualinio poilsio laikotarpius. Iš tiesų daryti pertrauką po pietų daryti tai, ko neturėjome kada ryte, yra nenaudinga. Pertrauka leidžia žengti žingsnį atgal, įvertinti nuveiktą darbą ir keistis su kolegomis. Be to, tai padeda geriau organizuoti ir pagerinti produktyvumą. Jei esate priblokšti darbo, įtraukite pertraukos periodą į savo kalendorių, kad jo nepamirštumėte. Jei reikia, suplanuokite žadintuvą.

2. 
   

   
   Miegokite pakankamai. Miego nauda visada buvo pripažįstama. Vis dėlto daugelis darbuotojų nemiega pakankamai. Nustatykite rutiną, kad gerai išsimiegotumėte septynias ar aštuonias valandas.

3. 
   

   
   Nepalyginkite savęs su kolegomis. Kiekvienas žmogus turi tam tikrą vaidmenį, kurį jis supranta skirtingai. Efektyvus kolegos organizavimo metodas nebūtinai tiks jums. Galite aptarti geriausią praktiką, tačiau turite rasti savo sistemą.

4. 
   

   
   Organizavimas yra daug laiko reikalaujantis procesas. Tavo grafikas bus sudarytas, kai dirbi įmonėje. Nebandykite bet kokia kaina sekti savo darbotvarkės ir būkite lankstūs. Pradėkite nuo bendro organizavimo (tvarkingas biuras, laiko paskirstymas tarp darbo ir pertraukos ...), tada tobulinkite jį palaipsniui.